Waaraan verspillen we de meeste tijd op het werk? Misschien zeg je ‘e-mails’, misschien zeg je zelfs ‘die vervelende collega die altijd rond mijn bureau hangt’, maar hoogstwaarschijnlijk heb je ‘vergaderingen’ gezegd.

Dat komt omdat de meeste werknemers te maken krijgen met overbelasting van vergaderingen op hun werkplek, en dit is misschien wel het ergste voor leidinggevenden die (volgens de Harvard Business Review) gemiddeld bijna 23 uur per week aan vergaderingen besteden.

Maar gekke vergaderschema’s hebben gevolgen voor iedereen in een organisatie, en slechte vergaderingen verspillen niet alleen de tijd van mensen, ze verliezen ook geld. Professor Steven Rogelberg deed onderzoek waaruit bleek dat voor een bedrijf met meer dan 5000 werknemers de tijd die tijdens vergaderingen wordt verloren, neerkomt op ongeveer $ 25.000 per werknemer per jaar; dat is meer dan $100 miljoen per jaar in grote bedrijven.

Waarom hebben we dan zoveel onproductieve en ineffectieve meetings? Hoe pak je dat aan?

Negen professionele tips voor effectieve vergaderingen

De beste begeleiding die ik ooit heb gekregen bij het faciliteren van meetings komt van de veelgeprezen auteur en coach Jake Knapp. Jake geeft in zijn boek Sprint! negen handreikingen voor effectief vergaderen, zodat meetings kunnen worden geleid volgens de principes van de Brainstormen 2.0.

De negen handreikingen zijn:

1. Geef iedereen een beurt – Door iedereen een beurt te geven, komt iedereen aan bod en wordt de intelligentie van de groep vergroot.
2. Begin met een positieve mindset – Een oplossing mindset bevordert de inbreng van ideeën.
3. Laat elkaar uitpraten – Onderbreken kan ideeën beperken en ertoe leiden dat beslissingen worden genomen op basis van onontwikkelde fragmenten van ideeën. Spreek af dat we elkaar niet mogen onderbreken.
4. Identificeer aannames en stel scherpe vragen – Feiten scheiden van aannames helpt juiste informatie te gebruiken. Anderzijds kun je met aannames (Bv. “Stel jij bent …”) de inbreng van ideeën bevorderen.
5. Verdeel in denkparen – Wanneer ideeën twijfelachtig zijn, probeer dan het volgende: verdeel de groep in tweetallen en geef elke persoon vijf minuten de tijd om ononderbroken voor zichzelf na te denken. Om vervolgens respectvolle aandacht te geven aan andermans inbreng. Dit denkpartnerschap kan helpen het denken weer aan te wakkeren en de groep nieuwe energie te geven
6. Ga nog een keer rond – Na een eerste ronde van ideeën komen nieuwe inzichten makkelijk naar boven drijven
7. Geef toestemming de waarheid te vertellen – Creëer de voorwaarden waarin iedereen de waarheid van de situatie kan delen, zoals zij die zien, wat er gezegd moet worden zonder gevolgen. Dit kan inhouden dat je zo negatief moet zijn als nodig is.
8. Laat gevoelens van mensen toe – Gevoelens zijn gegevens. Als je doorploegt zonder ze te herkennen, kunnen belangrijke inzichten verloren gaan. Gebrek aan erkenning van sterke gevoelens kan ook het denken en nieuwe ideeën beperken.
9. Eindig de meeting met een positieve wending – Stel een vraag als: ‘wat ging goed tijdens de meeting’ of ‘wat heb je geleerd’. Ongeacht hoe moeilijk de bijeenkomst was en ongeacht hoe neerslachtig de groep aan het einde van de zaken zou kunnen zijn, het onder woorden brengen van wat goed was, zal je herinneren aan wat jullie tussen jullie delen en de groepsenergie weer aanwakkeren

Deze negen handreikingen voor effectieve meetings komen terug in mijn workshops Boost Meetings, Designsprint en Brainstormen.

Dit is een blog van Ben Boon, Meeting Facilitator van InnoSkills